Sveriges kunskapskälla till Microsoft Dynamics AX & Dynamics 365 for Operations

GDPR (General data protection regulation) är de nya EU-direktiven som ersätter den befintliga personuppgiftslagen (PUL). GDPR verkställs i alla EU-länder samt Storbritannien den 25:e Maj 2018. GDPR-direktiven kommer att gälla för samtliga företag inom EU som lagrar personuppgifter om EU-medborgare oavsett var datan bearbetas och lagras. Huvudsyftet med de nya direktiven är att skydda EU-medborgare mot dataöverträdelser. Följs inte dessa direktiv så kan böter utdelas på 20 miljoner euro eller 4% av den årliga omsättningen (det som är störst).

Vad är då personuppgifter?

All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person.

• Namn
• Ip-Nummer
• Adress
• Telefonnummer
• Lösenord
• Kreditkortsnummer

Vad är nytt?

• Samtycke – För att personuppgifter ska få bearbetas så behövs samtycke från individen. Detta samtycke måste ges aktivt, på ett tydligt sätt och får inte vara i form av förbockade kryssrytor. Redan existerande samtycken som följer GDPR-riktlinjerna behöver inte förnyas.
• Sekretess genom design – Grundprincipen är att personuppgifterna ska skyddas så väl att endast de personerna som behöver se uppgifterna i bearbetningssyfte får se dem, och att ingen information utöver det som behövs för bearbetning ska lagras. Data som har uppfyllt sitt syfte ska raderas och data som lagras för framtida bruk eller av legala skäl ska skyddas ännu hårdare.
• Anmälan om överträdelse – Om personuppgifter misstänks ha hamnat i fel händer så måste samtliga berörda individer delges information om vad som har hänt, konsekvenserna av överträdelsen och hur problemet löses. Denna information måste delges direkt till individen inom 72 timmar.
• Dokumentation – All bearbetning av personuppgifter måste dokumenteras. För företag med färre än 250 anställda krävs detta endast om bearbetningen innebär en risk att individers rättigheter eller frihet påverkas.
• Rätten att invända – Individen har rätt att invända mot bearbetning av personuppgifter för direkt marknadsföring, i forskningssyfte eller i statistiksyfte. Har personuppgifter delgivits online så ska möjligheten att invända även finnas online.
• Rätten till rättelse – Om en individs personuppgifter är felaktiga så har hen rätten att få dessa uppgifter rättade.
• Rätten att bli glömd – Om individen har återkallat samtycke till bearbetning eller om personuppgifterna av annan anledning inte längre uppfyller sitt syfte så har individen rätt att få personuppgifterna borttagna. Detta gäller inte data som behövs i informations- eller yttrandefrihetssyfte.
• Rätten att begränsa bearbetning – Individen har rätt att begränsa bearbetning av ens personuppgifter om datan är inkorrekt, om bearbetningen av datan är olaglig eller om datan inte kan tas bort av lagliga skäl. Detta betyder dock inte att datan måste raderas.
• Rätten att bli informerad – När individen delger sina personuppgifter så ska hen informeras om sin rätt att invända, vad personuppgifterna ska användas till och hur länge informationen ska bearbetas. Har inte personuppgifterna anskaffats direkt från individen så ska hen informeras inom rimlig tid (max en månad).
• Rätt till åtkomst – Individen ska alltid ha rätt att fråga om huruvida ens personuppgifter lagras och om de behandlas. Och i så fall i vilket syfte. Denna information måste delges inom en månad antingen verbalt eller digitalt efter att identifikation av personen i frågan har gjorts på ett vettigt sätt.
• Dataportabilitet – Personuppgifter ska även kunna levereras digitalt i ett känt läsbart format (t.ex. CSV).

Vad betyder detta för er som kör Microsoft Dynamics AX/365?

Det finns ett flertal verktyg som möjliggör ett fullgott skydd av personuppgifterna i Microsoft Dynamics AX.

• Role-based security
• Record-level security
• Field-level security
• Active directory

Att exportera data som CSV är sällan ett problem heller vilket uppfyller kravet på dataportabilitet.

Den stora utmaningen i att implementera GDPR kommer oftast inte vara det tekniska, utan att genom utbildning skapa en kultur där datasäkerhet är viktigt.
I slutändan kommer det att handla om att ändra rutiner och att skapa ett visst ”mindset” hos personalen som har tillgång till eller bearbetar personuppgifter.

Källor

• https://ico.org.uk/for-organisations/data-protection-reform/overview-of-the-gdpr/
• http://www.eugdpr.org/key-changes.html
• https://community.dynamics.com/crm/b/mohamedmostafacrmblog/archive/2017/04/10/is-microsoft-dynamics-365-ready-for-gdpr-general-data-protection-regulation-considerations-for-dynamics-365-crm-series

Nyttolänkar

• http://www.datainspektionen.se/lagar-och-regler/eus-dataskyddsreform/forberedelser-for-personuppgiftsansvariga/
• http://www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/dataskyddsforordningen/forordningstexten/#K3

Efter en lång tids spekulationer bekräftar nu Microsoft att Dynamics 365 for Operations skall kunna köra lokalt / On premise och om så önskas, utan synkning av data mot molnet. Sedan tidigare finns ett renodlat cloud-alternativ och en hybrid med drift i Microsofts datacenter i kombination med lokal drift.

I och med den senaste kompletteringen står det numera kunden helt fritt att välja driftscenario efter eget behov. Se bilden nedan för mer information om alternativen.

Länk till Microsofts officiella information: https://community.dynamics.com/b/msftdynamicsblog/archive/2017/02/23/the-right-cloud-option-for-your-business

När Microsoft Dynamics AX7 under hösten 2016 blev Dynamics 365 Operations innebar det mer än ett namnbyte. Microsoft sampaketerar befintliga produkter som AX, CRM och Power BI och kompletterar dessa med Cortana och helt nya produkter som Power Apps och Flow, allt driftsatt i Azure och levererat som Software-as-a-Service. Under 2017 kommer stödet för lokal driftsatt funktionalitet att byggas ut till vad som blir en hybridlösning av Operations.

Microsoft Dynamics 365 Plan 1 och 2

Licensiering

Produkterna kan köpas individuellt eller som planer med en prissättningsmodell som gör det lönsamt att välja en plan om det finns behov av fler produkter än Dynamics Operations. Det Svenska priset är inte kommunicerat fullt ut men det Amerikanska priset för enbart Operations är satt till 190 dollar per Enterpriseanvändare och månad och 210 dollar per månad för plan 2 som inkluderar övriga applikationer. Microsoft lämnar rabatt till befintliga AX / Axaptakunder vid uppgradering till d365 Operations. Enterpriseanvändarrollen i Operations motsvarar både Enterprise och functional i AX 2012 och kompletteras av Team Member-licenser för användare med begränsat systembehov. För att köra systemet krävs ett minimiantal av 20 Enterprise-användare.

System

Utöver användarrättigheter ingår också systemdrift i Azure, vars hårdvara baseras på angivna transaktionsvolymer i Licence Sizing Estimator-verktyget i LCS samt produktionsmiljöns faktiska volymer under drift. I varje d365 Operations- användarlicens ingår 10 gb lagringsutrymme. Ytterligare 5GB lagring tillkommer utan kostnad per 20 Dynamics 365 Operations / Plan 2 användare.  

Förutom Produktionsmiljön innehåller d365 Operations även demomiljö, utvecklingsmiljö, Acceptansmiljö samt en sandboxmiljö som är en kopia av produktionsmiljön.

Detta är nog en av de vanligaste frågorna när det gäller huvudplaneringen, både för planerade inköp och produktionsorder. Går detta att parameterstyra och hur i så fall?

Svaret är självklart ”Ja” på den frågan.

Parametern som styr detta i Microsoft Dynamics AX heter ”Negativa dagar” och finns på artikelns disponeringsgrupp. Om artikeln inte har en disponeringsgrupp så tillämpas den som är satt som default under huvudplaneringensparametrarna. På den frisläppta artikeln under fliken ”Plan” finns artikelns disponeringsgrupp. Höger klicka i fältet och välja ”Visa Detaljer”.

Under fliken allmänt på disponeringsgruppen hittar vi parametern.

Exempel 1,

När vi har negativa dagar satt till 1 blir konsekvensen följande. Som ni ser i formuläret nettobehov nedan skapar Microsoft Dynamics AX upp en ny planerad order trots att det redan finns ett inköp två dagar senare för inleverans.

Eftersom negativa dagar är satt till ”1” tittar Ax bara en dag framåt från behovsdatum efter en inkommande lösning. Behovsdatum i det här fallet är försäljningsorderns leveransdatum
alltså 2016-11-30. Negativa dagar beräknas i kalenderdagar.

För att Ax inte ska skapa upp en ny ”planerade inköpsorder” så behöver negativa dagar vara satt till minst 2 i detta exempel.

Exempel 2,
Nu har jag justerat negativa dagar till 2 på disponeringsgruppen och kört en uppdatering av huvudplaneringen och som ni ser, nu kommer inköpsordern innanför tidshorisonten för negativa dagar och huvudplaneringen skapar inte upp någon ny planerad inköpsorder.

Disponeringsgruppen på den frisläppta artikeln kan åsidosättas i formuläret Artikeldisponering så om din ändring inte tar effekt så dubbelkolla och ändra där. Oavsett om den är åsidosatt eller ej så visar formuläret nettobehov antal negativa dagar för artikeln under fliken inställningar.

Vid förändring av negativa dagar
När man ändrar negativa dagar på disponeringsgruppen så påverkar det alla artiklar som är kopplad till disponeringsgruppen. Ofta uppkommer frågan, hur många negativa dagar bör man ha? Detta är inte något som är självklart men ofta fungerar det att utgå från artikelns ledtid. Du bör inte ha mer negativa dagar än artikelns ledtid. Använder ni er av mer rulla leveranser, ”lager på väg” så kan de vara ännu färre.

– System, process och -organisationsverktyg

LCS är Microsofts ambitiösa samarbetsportal för att monitorera och administrera Dynamics AX under systemets hela livscykel. Det som tidigare har varit diversifierat sammanförs nu på webben, med kunden i centrum.

Centraliserad information, standardiserad projektmetodik, ökad kundkontroll

När AX 2012 kom så lanserades även Life Cycle Services som ett sätt att hantera projektet, systemet, tekniken och användarna. Genom att låta kunden äga sin egen LCS-portal flyttades systemöversikten och därmed kontrollen från att historiskt ha tillhört leverantören till kunden. Därmed blev det också möjligt för kunden att ta en aktivare roll i projektet och i de fall det krävdes också byta partner utan att äventyra informationen.

Systemanalys och drift

Den nära integrationen mellan AX och LCS öppnar för molnbaserad support. Från AX 2012 sker också ärendehanteringen i LCS och med access till systemmiljön kan partner och Microsoft utföra kodanalyser och systemdiagnoser baserat på verklig data.

Ytterligare effekt får vi i den Azurebaserade AX7-versionen där både driftmiljön och användarna administreras fullt ut i LCS.                 

Tjänster

Bilden visar tjänster och verktyg i LCS. Flertalet av dessa är så intressanta att vi får fördjupa oss i dem i senare blogposter.

Fig. LCS-verktyg för AX 7.

Ibland kan man stöta på detta felmeddelande (ofta i början av ett nytt räkenskapsår).

För att skapa ett nytt räkenskapsår, gå till Redovisning -> Inställningar -> Räkenskapskalendrar

Markera den räkenskapskalender som du vill skapa ett nytt år för och klicka på knappen ”Nytt räkenskapsår”.

Fyll i detaljer om räkenskapsåret och klicka på knappen ”Skapa”.

Nu har det nya räkenskapsåret skapats.

För att verifiera att perioderna är öppna och eventuellt öppna dem om de är stängda, gå till Redovisning -> Inställningar -> Redovisning

Klicka på knappen ”Redovisningskalender”.

Markera aktuellt räkenskapsår för att se vad varje period har för Periodstatus. Här kan du även öppna de perioder som eventuellt är stängda.

I detta inlägg beskriver jag hur man sätter behörighet på fältnivå i AX 2012. Användbart då man ibland vill att vissa roller inte skall kunna editera känslig information såsom t.ex. bankkontouppgifter på leverantörer utan endast skall kunna se informationen. Kan även användas när en tillagd privilege ger mer rättigheter än nödvändigt.

Hanteringen av behörighet på fältnivå skiljer sig från tidigare versioner då man i AX 2012 använder sig av Duties och Privileges. Kommer i ett senare inlägg berätta lite mer om det nya sättet med behörighetshantering och förklara mer in i detalj hur tänket är och smarta sätt att sätta upp rollbehörigheter.

Nedan visas hur man sätter upp så att en säkerhetsroll som har full behörighet till leverantörsregistret inte skall kunna editera leverantörsbankkonton.

Här ser man att användaren har rättigheter till att kunna lägga till eller radera bankkontot på leverantören. Detta vill vi ändra på så att användaren bara kan titta på posten.

Gå in på Systemadministration -> Inställningar -> Säkerhet -> Säkerhetsroller

Sök upp säkerhetsrollen och gå in på Åsidosätt behörigheter.

Gå in på Register/Fält och sök upp registret Vendbankaccount som är registret för leverantörsbankkonton.

När man klickar ur Åsidosätt inte så ändras rättigheterna från Fullständig åtkomst till Ingen åtkomst för registret. Nu kan man göra de inställningar som man vill för säkerhetsrollen. Vi väljer att sätta Visa på hela registret.

När användaren nu kommer in så är rättigheten för att editera bankontot på leverantören upphävt och användaren kan bara titta på posten.

Ekonomichefen är nöjd!

När en artikel väljs på en försäljningsorderrad i Microsoft Dynamics AX 2012 så initieras en massa fält med värden från t.ex. artikelregistret.
Vad vi har stött på är att fältet ”Direktleverans” på försäljningsorderraden endast initieras då man väljer artikel första gången.
Om man utan att spara posten, byter artikelnummer på försäljningsorderraden så initieras inte detta värde från den nu valda artikeln.

Vilka övriga fält detta kan gälla har vi inte utrett vidare.

Ärendet lades upp hos Microsoft och vi fick snabbt svaret att de inte kommer att göra något åt denna ”bugg”.
Motivationen till detta var att det inte är ett ”normalt” beteende att byta artikelnummer när man valt fel på försäljningsorderraden.
Det man enl. Microsoft ska göra är att ta bort raden och skapa en ny.

Så.. där har ni det.. byt inte artikelnummer på en försäljningsorderrad.

Hur ska just vår omnikanal se ut? Måste man vara billigast för att lyckas med sin e-handel? Är det över huvud taget någon mening att försöka sälja på kvalitet på nätet? Ska vår e-handel profitera på, komplettera eller involvera våra butiker? Ska vi flytta eller öka försäljningen?

Frågorna kan bli många när man tar sig an ett omnikanalsprojekt. Men man måste ställa dem och man måste hitta svaren för sin verksamhet. Det viktiga är just att man ser detta som ett strategiskt verksamhetsprojekt och inte ett IT-projekt. Teknik finns i överflöd, utmaningen är att förpacka den i rätt processer.

Dagens försäljning innebär inte bara att man säljer en produkt, man säljer också en känsla och en livsstil. Som kund, oavsett vad man ska ha, är ofta utbudet stort och lättillgängligt och då måste man tillföra något mer för att locka kunderna till just sin produkt. Detta måste man återspegla i sin omnikanal. Kort sagt, dagens konsumenter köper känslan av att köpa.

En inte helt ovanlig känsla för kunden kan vara att man verkligen har fått det lägsta priset. För många  är detta det viktigaste. Då är man mer förlåtande avseende kvalitet och service. Ska detta vara strategin för verksamheten måste man öka sina volymer. Fokusering bör ligga på optimerad  varukedja och låga frakt- och lagerhållningskostnader. Butiksförsäljning blir i detta fall en dyr lösning och volymerna bör ligga på försäljning på nätet. Returer/byten kan med fördel hanteras genom att kunden skickar tillbaka varan och får ny vara hemskickad. Några ytterligare utsvävningar krävs inte eftersom känslan med lågt pris tillgodosetts.

En annan känsla kan vara kvalitet. Man vill känna att man köpt något med, om inte den bästa så i alla fall hög kvalitet. I detta fall är man ofta beredd att betala mer och då förväntar man sig inte bara just kvalitet utan även en bra service, inte sällan personlig. Detta måste man kunna leverera om verksamheten inriktas åt detta håll. Och här finns en viktig resurs: Butikerna.

”Omni” betyder ”allt”. Med andra ord innefattar begreppet omnikanal all vår försäljning vilket i sin tur även inkluderar butikerna. Det får man inte glömma bort. Att butikspersonalen representerar kunskap, service och det viktiga mötet med kunden är inget nytt. Detta kan man med fördel använda i sin omnikanal vid frågor, byten, returer etc. Att i butik omvandla en retur av en felaktig vara till en merförsäljning är en utmaning, men fullt möjligt.

Oavsett hur man utformar sin omnikanal ser köpbeteendet idag helt annorlunda ut än för 15 år sedan. Produktinformation fick man då genom kontakt med en fysisk butik med fysiska människor, eller kanske via en branschtidning eller liknande. I dag skaffar sig kunden information själv och är generellt väldigt påläst oberoende av var och hur hen handlar. Här kan vi faktiskt se en förändring där kedjor med mycket näthandel startar butiker som närmast liknar forna dagars systembolag, apotek eller speceriaffärer med försäljning över disk. Personalen lämnar ut varor och tar betalt, information har kunden redan.